Budgetter
Som virksomhed og leder møder man ofte spørgsmålet om, hvad budgettet er for en given aktivitet eller periode. Det er vigtigt for en virksomhed at styre sin forretning, og budgetter er en måde at gøre det med mest mulig kontrol og præcis planlægning.
Det er essentielt at få kritiske forhold på radaren så tidligt som muligt, så der kan foretages korrigerende handlinger. Hos SATO Business Partner har vi sammenlagt mange års erfaring med budgettering, så vi dermed kan give dig nøglen til komplet kontrol og præcis planlægning, der kan lægge grundstenen for væksten i virksomheden, så man altid sikrer, at der arbejdes ud fra progressive målsætninger.
Et budget skal:
- Være ærligt og direkte
- Udarbejdes for egen styrings skyld – ikke for alle andres skyld
- Være handlingsorienteret
- Have den rette tidshorisont og detailniveau
- Indeholde relevante risiko- og usikkerhedsanalyser
Hvad er et budget?
- Budgettering handler først og fremmest om at forudsige fremtiden og stræbe efter fælles mål.
- En fremtid og mål baseret på et valg af forudsætninger.
- Som vurderes at være de mest sandsynlige på tidspunktet for budgetudarbejdelsen
- Som medvirker til at sikre den mest optimale allokering og anvendelse af ressourcer til indfrielse af målene for virksomheden.
Derudover er det vigtigt at huske, at et budget ikke er et fasttømret mål eller et facit i sig selv, men er en blandt flere nødvendige værktøjer for at styre sin forretning effektivt og kontrolleret.
Et budget må aldrig stå alene eller fremstå som den endegyldige sandhed. Sker dette risikerer du som virksomhedsejer at forpasse andre forretningsmuligheder og ikke at være tilstrækkelig agil i driften af din virksomhed.
Budgettet skal være din inspiration for ledelse og organisationen og på denne måde fastlægge retningen ud fra den viden, som forefindes tilgængeligt på budgettidspunktet.
Det er derfor vigtigt, når du som virksomhedsleder laver et budget, at du har klarhed og overblik over de forudsætninger, der er inden for virksomhedens kontrol og de forudsætninger, der er uden for virksomhedens kontrol.
Inden du som virksomhedsleder starter en budgetrutine er det vigtigste at få fastlagt, hvilket ambitionsniveau du har med dit budget. Hvor detaljeret skal budgettet være og hvor tæt en opfølgning ønsker du?
Desto mere der lægges ind i et budget, desto mere kan der følges op på og derved en større kontrolopgave at udføre.
SATO Business Partner rådgiver om behovet for detaljer i opfølgningen og hjælper dig med at få lagt det rette niveau over organisationens budgettering.
Det er vigtigt at budgettere på de forhold, hvor virksomheden enten kan påvirke omverdenen eller selv bliver påvirket af omverdenen. Det drejer sig om markedsforhold, konkurrenter, miljø, finansiering osv. SATO Business Partner hjælper dagligt virksomheder med at fastlægge de relevante budgetforudsætninger.
Inden du starter med en budgetproces i din virksomhed, er det vigtigt at foretage en analyse af virksomheden, den nuværende situation og forholdene der omgiver virksomheden - en såkaldt situationsanalyse. SATO Business Partner har stor erfaring i udarbejdelsen af situationsanalyser, og vi tilbyder kvalificerede ressourcer til i samarbejde med virksomhedens ledelse og nøglemedarbejdere at få udarbejdet denne, så der opnås den rette kvalitet i budgetprocessen.
Ud fra følgende udvalgte forhold vil det blandt andet være relevant at gennemgå i en situationsanalyse:
- Hvilken grad af målopfyldelse har virksomhedens historisk set kunne præstere?
- En hovedanalyse af virksomheden lønsomhedsmønster (produkter, markeder osv.)
- Nøgletal til beskrivelse af lønsomhedsudvikling (resultat for aktiviteter, resultat for en periode, indekstal i forhold til tidligere periode, overskudsgrad, procentuel udvikling fra forrige periode osv.)
- Forudsætninger om omverdenens udvikling.
- Forhold, som virksomheden ikke har indflydelse på, men som har betydning for virksomheden, fx:
- Markedernes generelle udvikling.
- Kundernes forventede adfærd og købekraft pr. kundegruppe eller marked.
- Konkurrenternes antal, forventede strategier og forventet markedsadfærd.
- Ændringer i lovgivning og politikker på de væsentligste markeder og meget andet
- Vurdering af ressourcer og strategiske forudsætninger, som din virksomhed er bundet af, fx:
- Materielle ressourcer.
- Personelle/menneskelige ressourcer.
- Finansielle ressourcer.
- Ressourcerne vil, hvis din virksomhed arbejder tæt på jeres kapacitetsgrænse i en eller flere processer, være nøglekapaciteter. Dermed er du i en risiko for, at der kan opstå knaphed mht. virksomhedens ressourcer, og derfor bør kapacitetsbegrænsningerne fastlægges og analyseres i forbindelse med budgetrutinen.
Når situationsanalysen er gennemført sammen med SATO Business Partner, vil arbejdet med at sammenstille det samlede budget være nemmere, da der nu er klarhed over de elementer, der påvirker din virksomhed og der er på en klar og transparent måde udarbejdet fælles forudsætninger for budgettet.
SATO Business Partners kvalificerede medarbejdere hjælper løbende virksomheder med at få dette overblik på plads og få alle forudsætningerne for budgettet beskrevet og dokumenteret, og vi kan også hjælpe din virksomhed.
Når situationsanalysen er gennemført sammen med SATO Business Partner vil arbejdet med at sammenstille det samlede budget være nemmere, da der nu er klarhed over de elementer, der påvirker din virksomhed og der er på en klar og transparent måde udarbejdet fælles forudsætninger for budgettet.
SATO Business Partners kvalificerede medarbejdere hjælper løbende virksomheder med at få dette overblik på plads og få alle forudsætningerne for budgettet beskrevet og dokumenteret, og vi kan også hjælpe din virksomhed.
Når situationsanalysen er gennemført sammen med SATO Business Partner, vil arbejdet med at sammenstille det samlede budget være nemmere, da der nu er klarhed over de elementer, der påvirker din virksomhed og der er på en klar og transparent måde udarbejdet fælles forudsætninger for budgettet.
I forbindelse med budgetudarbejdelsen er det vigtigt at have ressourcer til rådighed til at få udarbejdet budgettet korrekt og få stillet de kritiske spørgsmål.
Ofte kan man endvidere som virksomhed opleve en proces, hvor de enkelte delelementer isoleret set giver god mening og virker logiske, men når budgettet for den samlede virksomhed præsenteres, så er der ”noget” der ikke stemmer.
Der er mange interessenter på spil i en budgetproces og mange input, der skal sikres, således at det endelige resultat har en kvalitet, der kan anvendes som både opfølgning, styring og kommunikation overfor bestyrelse, långivere, investorer mm.
SATO Business Partners medarbejdere er erfarne i at styre budgetprocessen i virksomheder af alle størrelser og vi kan også sikre processen i din virksomhed, således at dine interessenter bliver hørt i processen.
Som et element i arbejdet med budgetter er det vigtigt at foretage opfølgning på det lagte budget med de faktiske begivenheder.
SATO Business Partner støtter dig og din organisation med at sikre, at Budgetkontrollen kan:
- Bruges af ledelsen som et kontrol- og evalueringsredskab.
- Anvendes til inspiration omkring bekræftelse, ændring eller optimering af handlinger
- Fastlægge budgetafvigelser indenfor
- Finde prognosefejl
- Finde handlingsafvigelser
Prognosefejl skal videre opdeles i forhold, der er under virksomhedens kontrol (produktionsmængder, salgspriser mm.), og de der er uden for virksomhedens kontrol (valutakurser, markedsudvikling, inflation mm.), mens handlingsafvigelser oftest alene vil være under virksomhedens kontrol.
Der skal foretages en opfølgning på såvel de kvantitative mål (salg, omkostninger), ligesom der skal ske opfølgning på de kvalitative i form af handlingsplaner mm. (aktiviteter gennemført som planlagt osv.).
Virksomheden skal tage stilling til specifikationsgraden for registreringer og herunder tage stilling til anvendelsen af ressourcer på opfølgning samt muligheder for opfølgning via f.eks. Data Warehouse mm. Desto flere detaljer, desto mere analysemulighed, men samtidig kræves der væsentlig flere ressourcer i registreringsprocessen. Så det er vigtigt at få den rette balance mellem detaljer og ressourceanvendelse.
SATO Business Partners medarbejdere har stor erfaring i at gennemføre budgetkontrol og afrapportere til dig og din ledelse, og vi kan hjælpe med at få fastlagt den rette balance i ressourceanvendelsen.
For at arbejde med budgettering er det derfor vigtigt, at man får koblet sine forretningsmæssige og ledelsesmæssige beslutninger til en forståelse af beslutningernes økonomiske konsekvenser. Det er vigtigt, at din virksomhed budgetterer på det samme niveau, som du ønsker opfølgning på.
Budgettering hænger derfor tæt sammen med økonomistyring og controlling, som vi også har stærke kompetencer indenfor.
Vores leverancer inden for budgettering omfatter bl.a.:
- Fastlæggelse af budgetbehov
- Budgettets udformning
- Situationsanalyse, herunder ressourceanalyse og fastlæggelse af strategiske forudsætninger
- Udarbejdelse af plan for budgettet / budgetinstruks
- Styring af budgetproces
- Udarbejdelse af handlingsplaner
- Budgetkontrol (i sammenhæng med økonomistyring og controlling)
- Udarbejdelse af forecast / helårsestimat
Budgetteringen kan foretages på forskelligt niveau og i forskellig udformning afhængig af, hvad du som virksomhedsleder ønsker at have fokus på, og hvordan du ønsker at styre din virksomhed. Essensen er dog, at niveauerne hænger sammen og alle medvirker til at forklare virksomhedens udvikling. SATO Business Partner har erfaringsmæssigt konstateret, at fire af de vigtigste metoder er:
- Driftsbudgettet / Resultatopgørelse, hvor din virksomheds økonomiske resultatposter i form af indtægter og omkostninger opstilles. Herved kan du se om, der tjenes penge på at drive virksomheden i budgetperioden
- Likviditetsopgørelse, hvor cashflow- / likviditetseffekten af resultatet samt finansiering, investeringer, udbytte mm. tages med i opgørelsen. Herved kan du som virksomhedsleder se, hvorvidt der skal hentes yderligere likviditet hjem i budgetperioden eller der spares op i perioden. Et godt overblik over forventet likviditet i banken gør det nemmere at planlægge større indkøb, tilbyde kredit til nøglekunder, bede banken om kredit osv.
- Handlingsplaner og styrende elementer i form af adfærd og rutiner, som er besluttet for at realisere nå målene
- Dækningsbidragsregnskab i form af styring af mængder, priser pr. vareenhed, produktions- eller indkøbspris per vareenhed osv.
Derudover er det vigtigt for dig, som virksomhedsleder, at sikre forankring af budgettet i organisationen, og derfor bliver det vigtigt ikke at skubbe budgettet længere ud og / eller ned i organisationen, end medarbejderne har mulighed for at påvirke og styre driften. SATO Business Partner har hjulpet adskillige virksomheder med at få fastlagt det rette niveau, og vi kan også hjælpe dig og din virksomhed.
Det vil ofte være nødvendigt at udarbejde en budgetinstruks, der skal beskrive budgetteringens praktiske organisering. Formålet med instruksen er at organisere og angive, hvem der har ansvar for bestemte dele af budgettet og budgetproceduren. Værdien af en budgetinstruks stiger jo større virksomheden bliver, da kompleksiteten af organisationen øges, og derfor øges kravet til tilrettelæggelse og koordinering af budgetprocessen tilsvarende.
SATO Business Partner har stor erfaring med udarbejdelse af instrukser og sikring af, at relevante interessenter bliver inddraget på rette sted i processen.
Effekten af en handlingsplan er, at store dele af den organisatoriske adfærd i din virksomheden fastlægges i eller beskrives med konkrete planer og instrukser forud for budgetperioden.
Dette har som fordel, at din organisation tydeligt kender de krav, der stilles til dem, og det bliver nemmere at foretage opfølgning på de mål, der er sat for den enkelte leder, afdeling eller del af organisationen.
En stor detaljeringsgrad i budgetprocessen vil ofte munde ud i en egentlig handlingsplan, da der vil være bygget en lang række forudsætninger ind i opbygningen af budgettet.
Handlingsbeskrivelser vil således i ord og grafik beskrive, hvem skal gøre hvad og hvornår. Planen formulerer mål for mængden af handlinger inden for et givent område i en given periode, f.eks. antallet af kundebesøg per sælger i en given periode.
SATO Business Partner har stor erfaring med at udarbejde handlingsplaner og få dem forankret i de rigtige dele af organisationen.
Som en naturlig opfølgning på budgettet skal du som virksomhedsleder i løbet af året forholde dig til en ændret virkelighed – der er næsten intet, der bliver som forventet i budgettet. Verden har sjældent udviklet sig, som du forventede – uanset om det er i positiv eller negativ retning. Så det vil være nødvendigt at korrigere målsætningerne eller metoderne for at opnå målene, hvis ellers målene skal fastholdes.
Forecastet kan således på den ene side bruges til at holde fast i budgettet, hvis det er det rigtige at holde fast i. Alternativt skal forecast processen bruges til noget helt andet, og det er at skabe overblik over, hvor virksomheden (mest sandsynligt) er på vej hen, baseret på de nyeste informationer, planer i organisation, konkurrentadfærd, markedsdata mm. der er tilgængelig for din virksomhed
Og dette kan sagtens være et helt andet sted end der, hvor man gerne vil hen. Et godt forecast skal forsyne dig og din virksomhed med nyeste viden om ”rigets tilstand”, hvis ikke du foretager korrigerende handlinger. Dvs. man inkluderer både gode og dårlige nyheder og arbejder med at give et upolitisk og opdateret billede af den nuværende situation i form af økonomiske resultater, ressourcer mm.
Et forecast vil ofte også kunne være udarbejdet på rullende 12 eller 24 måneders perioder for at kunne navigere på den anden side af budgetåret samt med en tilstrækkelig lang tidshorisont, så du og din virksomhed vil have tid nok til at reagere på tingenes tilstand.
Ofte vil et forecast også blive udarbejdet på baggrund af aggregerede tal uden den samme dybde i udarbejdelsen som vil være tilfældet med et budget. Dette vil igen medvirke til at sikre dialogen fastholdes nuanceret og upolitisk.
SATO Business Partners har hjulpet mange kunder med at få implementeret en agil og overskuelig forecast proces, der sikrer en langt større værdiskabelse i organisationen - og vi kan også hjælpe dig!
70 31 00 91
Værftsvej 10, 1.
4600 Køge
info@sato.dk
©2016 – All rights reserved
